Sulla nota spese dei dipendenti, spiccano i costi legati alle trasferte e, su tutti, quelli derivanti dal rimborso chilometrico
Il lavoro può spesso condurci a lasciare la sede aziendale per viaggi o trasferte di lavoro. Uscite che spesso esulano da quelle per raggiungere la sede di lavoro e che portano i dipendenti a dover utilizzare l’auto personale (o magari un auto presa a noleggio), per effettuare una trasferta. Soprattutto nel caso in cui si utilizzi l’auto personale, entrano in gioco molti fattori, tra cui l’usura dell’auto e le spese di assicurazione e carburante.
Il rimborso chilometrico può pesare in maniera decisiva sulla nota spese mensile e, in generale, sulle spese di viaggio. Per le aziende con dipendenti chiamati a lunghe e frequenti trasferte, può rappresentare un costo di non poco conto, costo che spesso rende più conveniente concedere un auto in fringe benefit ai dipendenti.
Oltre al costo, da non sottovalutare anche la difficoltà nella gestione delle note spese dei dipendenti, soprattutto nelle grandi realtà aziendali. Una nota per le spese di viaggio in cui rientrino anche le indennità chilometriche, sarà normalmente composta dal riepilogo delle percorrenze chilometriche, dalle ricevute di pedaggio o parcheggio e dalle ricevute per i rifornimenti, oltre che, ovviamente, dalla scheda di sintesi che riepiloga tutte le spese di viaggio sostenute dal dipendente.
Il calcolo del rimborso chilometrico potrebbe sembrare complesso ma, per fortuna, vengono in nostro aiuto le tabelle chilometriche ACI. Grazie alla sezione dedicata sul sito web ufficiale dell’Automobile Club d’Italia, avremo a portata di mano tutti i parametri “tecnici” per il calcolo dell’indennità chilometrica in nota spese anche se proveremo a darvi qualche indicazione, quale breve suggerimento, anche per evitare qualche frizione con il responsabile del personale dell’azienda, chiamato a valutare la bontà della nota spese.
Rimborso chilometrico in nota spese, i dati da considerare
Nel calcolo del rimborso chilometrico occorre prima considerare tutti i dati tecnici in gioco, ovvero i le caratteristiche proprie della nostra auto che concorreranno al calcolo dei costi proporzionali e non proporzionali. In seconda battuta dovremo considerare le percorrenze annue richieste, ovvero il totale dei chilometri che saremo chiamati a fare durante le trasferte aziendali che incideranno in maniera inversamente proporzionale sul rimborso per ogni singolo chilometro percorso.
I dati della vettura che dovremo considerare ai fini del calcolo sono:
- la categoria del mezzo che utilizziamo per la trasferta
- la marca dell’auto
- Il modello (che è direttamente correlato anche all’anno di produzione oltre che alla cilindrata e ai cavalli)
- L’alimentazione (gasolio, benzina, ibrido, etc.)
A questo punto dalle tabelle ACI potremo verificare i costi proporzionali e i costi non proporzionali. Se nel primo caso non possiamo intervenire, se non prendendo come riferimento le percorrenze annue richieste, nel secondo dovremo valutare con attenzione i costi. Il calcolo della quota non proporzionale rientrano il valore della tassa automobilistica, il calcolo degli interessi e il premio assicurativo (premio che può variare da regione a regione e da città a città).
In questo modo, con le dovute attenzioni, avremo il costo da ribaltare in nota spese, espresso in €/km. Non ci resterà, quindi, che moltiplicare quel costo per il totale dei chilometri percorsi. E qui entrano in ballo le possibili frizioni con l’ufficio del personale, soprattutto se non sono stati formalizzati accordi sulle modalità di calcolo dei chilometri percorsi o di eventuali rimborsi forfettari o se magari non sono state definite le modalità di autorizzazione delle trasferte aziendali.
Questo secondo aspetto non è di facile soluzione ma per la prima questione, la soluzione è a portata di mano. Per rendere il dato dei chilometri percorsi oggettivo, sarà possibile considerare il dato che ci deriva, tra gli altri, da Google Maps. Potremo adottare quale convenzione quella di scegliere sempre in nota spese il percorso più breve definito da Google.