Tra i doveri che un datore di lavoro ha nei confronti dei propri dipendenti, c’è anche quello di consegnare una busta paga corretta, che riconosca loro quanto dovuto. Per farlo è necessario tener conto di moltissimi fattori e che non si limitano alla semplice conoscenza di quali tassazioni sono in vigore.
Essendo compiti difficili e articolati, il calcolo e l’elaborazione delle buste paga vengono spesso affidati a un esperto come un consulente del lavoro o un commercialista, anche se questo non esonera il datore da alcuni impegni a riguardo.
Tra questi, ad esempio, c’è quello di dover fornire il foglio presenze mensile dei propri dipendenti, che sarà fondamentale per il calcolo e il rilascio della busta paga.
Foglio presenze: cos’è
Il foglio presenze, come abbiamo accennato, è fondamentale per l’elaborazione successiva della busta paga: si tratta di un documento amministrativo che certifica e segnala tutti i movimenti dei lavoratori nell’azienda.
Perciò nel foglio presenze vengono documentate tutte le uscite e le entrate, così da tenere traccia dell’orario di lavoro effettivamente svolto in relazione a quello concordato, ma anche per segnalare eventuali ferie prese, malattie, trasferte, aspettative, permessi, ecc.
Questo documento è utile e sarà necessario sia al datore, così da avere una traccia ben precisa delle reali ore di lavoro svolte, ma anche al dipendente stesso, per verificare i dati utilizzati per l’elaborazione successiva della busta paga o per avere idea di quante ferie e permessi abbia a disposizione.
Il foglio presenze è uno di quei documenti che non è soggetto a normativa e perciò non deve sottostare a rigide regole sul formato e sul metodo di compilazione, anche se alcuni di questi sono preferibili ad altri.
Una prima grande differenza sta, ad esempio, tra la scelta di quello mensile e quello giornaliero.
Foglio presenze mensile o giornaliero
Esistono diverse tipologie di fogli presenze e una prima grande differenza è appunto quella tra il foglio presenze mensile e giornaliero.
Il foglio presenze mensile fa riferimento, come si intuisce dal nome, all’intero mese in corso e tiene traccia dei movimenti del singolo dipendente.
È quindi principalmente nominativo e al suo interno sono perciò riportati tutti i dati relativi al lavoratore, tra cui non solo mansione, nome e cognome, ma anche ore di lavoro previste, ore ferie o permessi disponibili, e ore di lavoro effettivamente svolte con tutte le variazioni.
Il foglio presenze giornaliero invece viene principalmente preparato inserendo all’interno tutti i dipendenti presenti sul luogo di lavoro giorno per giorno.
È un unico documento che li raccoglie tutti, riferito al singolo giorno e non al mese intero (e quindi sarà necessario averne a disposizione uno nuovo al giorno), dove quindi verrà segnato per ciascuno dei dipendenti ingresso, uscita, permessi e malattie in relazione a quel giorno specifico.
Come si compila il foglio presenze
Non essendo un documento soggetto a normativa, non esiste un metodo univoco per la compilazione del foglio presenze e anche la sua preparazione è a discrezione del datore di lavoro.
Tra le opzioni a disposizione ne esistono tre, principalmente, che sono tra le più utilizzate:
- L’uso della tabella su foglio, scritta a mano o usando il computer, in cui vengono riportati i dati di tutti i dipendenti in caso di foglio presenza giornaliero o quelli relativi al singolo nel caso di quello mensile. La compilazione poi avverrà a mano.
- L’uso di file su computer, come word o, più comunemente, excel. Anche in questo caso vengono riportati tutti i dati dei dipendenti e sistemato il file a formare una tabella, in cui giorno per giorno andranno inserite le ore effettivamente lavorate.
- L’uso più pratico di software in cui in maniera autonoma i dipendenti gestiscono il proprio turno, timbrando uscita e ingresso, o chiedendo ferie e permessi. È uno dei metodi più utilizzati e comodi in quanto è in grado di tenere conto in autonomia di ogni cosa e riportare, a fine mese, i prospetti corretti utili alla compilazione della busta paga senza rischio di commettere qualche errore.
Conclusioni
Il calcolo della busta paga e la sua stesura rientrano tra i doveri più complessi nei confronti del dipendente , in quanto è necessario tenere conto di numerose variabili per calcolare l’effettivo stipendio su base delle reali ore lavorate.
Per aiutare in questo compito è necessario perciò preparare e utilizzare un foglio presenze, che può essere stilato su base giornaliera per tutti i dipendenti, mensile nominativo di ciascun lavoratore, su carta, su file o magari usando un più pratico e utile software.